内容释义
会计账簿,简称账簿,是由具有一定格式、相互有联系的若干账页组成的,以会计凭证为依据,用以全面、系统、序时、分类记录各项经济业务的薄记。
1.账簿的种类
账簿的种类很多,为正确登记账簿,应先对其进行分类,见表3—21。
表3-21 账簿的种类
2.账簿的内容
(1)封面。封面上主要写明账簿的名称和氽业单位的名称,如××总分类账、××明细分类账、××日记账等。
(2)扉页。扉页上应附账簿启用和经管人员一览表及账户目录。其格式见表3-22和表3-23 。
表3-22 账簿启用和经管人员一览表
表3-23 账户目录
(3)账页。账页是账簿的主体,用来具体记录经济业务。其格式因记录的经济业务的内容不同而有所区别,但一般都应包括如下内容:账户名称,记账日期栏,记账凭证的种类和号数栏,摘要栏,金额栏,总页次和分户页次等。
3.总分类账的设置和登记
总账,又称总分类账, 一般采用三栏式(见表3—24),也可采用双栏式(见表3-25)、棋盘式(见表3-26)。除此之外,还可将各种形式汇总,采用多栏式(如日记总账)。其中,三栏式是总分类账普遍采用的基本格式;双栏式仅适用于期末没有余额的虚账户(收入、费用等暂记性、过渡性账户);棋盘式有利于体现账户间的对应关系,但其账页庞大,工作量也很大,仪适用于业务量少、运用科目少的企业。
表3-24 三栏式总分类账
表3-25双栏式总分类账
表3-26棋盘式总分类账
4.日记账的设置和登记
日记账的主要作用是按照时间的先后顺序记录经济业务,以保持会计资料的完整性和连续性。设置日记账时首先要确定其种类和数量。在不同的会计核算组织形式下,日记账的具体用途是不同的。如果日记账用作过账媒介(如通用日记账核算形式、日记总账核算形式),则要求设置一个严密完整的序时账簿体系,包括企业的所有经济业务;如果日记账不用作过账媒介,则不必考虑其体系的完整性,只需设置某些特种日记账即可。通常设置的特种日记账主要包括现金日记账和银行存款日记账,极少数企业还设置销货日记账和购货日记账。
现金日记账是专门记录现金收付业务的特种日记账,它一般由出纳人员负责填写。现金日记账既可用作明细账,也可用作过账媒介。对于现金收付业务较多的企业,也可以分别设置现金收入日记账和现金支出日记账,但它们只能是单栏式的日记账(见表3-27、表3-28)。除非企业现金收付业务特别繁多,一般情况下,只设置j栏式的现金日记账(见表3-29)。
表3-27现金收入日记账
表3-28现金支出日记账
表3-29 现金日记账
银行存款日记账是用来记录银行存款收付业务的特种日记账。其设计方法与现金日记账基本相同,但须将账簿名称分删改为“银行存款收入日记账”、“银行存款支出日记账”和“银行存款日记账”,并将的两种账账页左上角的科目名称改为“银行存款”。另外,一般还应相应增加每笔存款收支业务所采用的结算方式一栏,以便分类提供数据并据以进行查对、汇总。一般企业也只设置三栏式的银行存款日记账,其基本格式可参照现金日记账,不再赘述。
如将日记账用作过账媒介,则必须设置普通日记账,用以记录全部转账业务,逐日逐笔进行登记。普通日记账可以采用两栏式账户,也可以采用金额双栏式账户,后者更为简便易行。
5.明细账的设置和登记
明细账的情况更为复杂, 一般格式有收发存三栏式(见表3- 30)、借贷余三栏式(见表3-31)、数城金额式(见表3-32).还可根据需要设计成多栏式(见表3-33)。其中,借贷余三栏式适用于一般账户的明细账;数量金额式适用于实物资产的明细账;收发存三栏式只记数量,不记金额,适用于实物资产的保管账;多栏式明细账则是根据经济业务的特点和经营管理的需要,在账页上设置专栏,主要用于登记明细项目多、借贷方向单一的经济业务,例如,采购、生产以及费用账户的明细账户一般采用贷方多栏式。此外,本年利润的形成和分配类的科目以及“应交税费——应交增值税”等科目,则需采用借贷双方均为多栏式的明细账(如表3-34)。
表3-30实物保管账(收发存三栏式)
表3- 31 ××明细账(借贷余三栏式)
表3-32 ××明细账(数量余额式)
表3-33 ××明细账(多栏式)
表3- 34 应交增值税明细账
6.备查账簿的设置和登记
备查账簿的作用是对序时账簿和分类账簿进行补充说明。根据实际需要,其设计方式可以灵活机动、不拘一格。备查账簿的设计主要包括以下几种情况。
(1)对于所有权不属于本企业,但暂时由企业使用或代为保管的财产物资,应设计相应的备查账簿,如租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。
(2)对同一业务需要进行多方面登记的备查账簿,一般适用于大宗、贵重物资,如固定资产保管登记卡、固定资产使用登记卡等。
(3)对于某些出于管理上的需要必须予以反映的事项,应设置备查簿,如经济合同执行情况记录、贷款还款情况记录、重要空白凭证记录等。
备查账簿的设计见表3-35、表3-36和表3-37。
表3-35 应收票据备查登记簿
表3-36租入固定资产登记簿
表3-37 委托加工材料登记簿
应用实务
账簿在使用过程中应妥善保管,账簿的封面颜色在同一年度内应力求统一,逐年更换颜色,便于区别年度。这样,会计人员在找账、查账时就会比较方便。账簿内部应编好记录,建立索引,注意贴上相应数额的印花税票。
对于活贞账本,可以用线绳系起来,也可以使用摇夹。下面介绍活页摇夹的使用方法,如图3-3所示:
图3-3 活页摇夹的使用方法
(l)用摇手插入账簿侧面的孔中,向右旋转,开启摇夹。
(2)旋大螺帽,取去簿盖。
(3)将账簿活页装入,可随意装用,最多可装300页。
(4)复上簿盖,旋上螺帽,再用摇于向左旋转,锁紧摇夹。
以上方法的使用可见图中(1)和(2)。活页摇夹的络链条长50毫米,在装入和取出章页的过程中,摇手旋转链条时要注意账页是否轧住链条节头,当账页被轧住时,摇手旋转不动,千万不要强旋,要用于手轻轻摇动链条节头,使章页脱离,然后开启或锁紧摇夹。
摇夹使用的特点是比较安全,因为账簿摇紧后,其他人员如果没有专门工具,不容易随意抽取、更换账页,保证账页不易散失;其缺点是成本相对较高。
账簿在过了次年后,应装订整齐,对活页账要编好科目目录、页码,用线绳系死,然后贴上封皮,在封皮上要写明账簿的种类、单位、时间,在账簿的脊背上也要写明账簿的种类和时间。
对于会计业务量小的公司,其账簿可以不贴口取纸;对于会计业务量大的公司,其账簿上应该贴口取纸,可以根据一级科目或材料大类,按照账页顺序由前往后、自上而下地粘贴。当合起账簿时,全部口取纸应该整齐、均匀,并能够显露出科目名称。不要在账簿上下两侧贴口取纸,而应在右侧粘贴,这样可以保证账簿整齐。存档时,账簿可以戳立放置,以便抽取。