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　　在未付款并未作账务处理的情况下，只需将发票联和抵扣联退还给销货方即可；如果已付款或者货款未付但已作账务处理，而发票联和抵扣联无法退还的情况下，购货方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出及索取折让证明单（下称证明单）送交销售方，作为销售方开具红字增值税专用发票的合法依据。销售方在未收到证明单以前，不得开具红字增值税专用发票。销售方收到证明单以后，根据退回货物的数量、价款、税款或折让金额，向购买方开具红字增值税专用发票。红字增值税专用发票的存根联、记账联作为冲销当期销项税额的凭证，其发票联，抵扣联作为购买方扣减当期进项税额的凭证。

　　［例］天华厂8月26日收到光明厂转来的托收承付结算凭证（验单付款）及发票，所列甲材料价款5000元，税额850元，委托银行付款。作会计分录如下：

　　借：在途材料——甲材料　                　5000
　　　　应交税金——应交增值税（进项税额）　　850
　　　　贷：银行存款                        　　5850

　　9月10日材料运到，验收后因质量不符而全部退货并取得当地主管税务机关开具的证明单送交销售方，代垫退货运杂费800元。9月20日收到光明厂开具的红字增值税专用发票的发票联、抵扣联。作会计分录如下：

　　9月10日将证明单转交销货方时：

　　借：应收账款——光明厂　　  5800
　　　　贷：在途材料——甲材料　 　5000
　　　　　　银行存款　           　800

　　9月20日收到销货方开来的红字增值税专用发票及款项时：

　　借：银行存款　　                          6650
　　　　应交税金——应交增值税（进项税额）　　850（红字）
　　　　贷：应收账款——光明厂                   　　5800

　　该笔业务在付款时也可借记“待扣税金”850元（不通过“应交税金”），待收到销货方开来红字增值税专用发票时，用红字借记“待扣税金”850元。