采购与付款循环的主要凭证，除外部单证如供货单位的销售发票、提货单、运输部门的运单（或提单），以及银行机构的转账结算凭证以外，为了加强对采购与付款循环的有效管理和控制，企业应制定相关的内部凭证。如下表所示：
采购与付款常用凭证
请购单
采购合同
验收单
退货单
卖房发票
付款凭单
卖方对账单
请购单：是由仓库或有关部门填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。请购单一般应包括，生产通知单编号、所需要的材料和零件的型号、数量、库存数量、请购数量等。请购单应由有关授权人员签字确认。
采购合同：是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。采购合同应主要规定所需商品的品名、规格、数量、质量、价格、供货日期、结算方式、商品的包装与运输办法、质量检验手续、违约责任以及纠纷解决方式等。采购合同应预先编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、会计部门和编制请购单的部门。
验收单：是收到商品进行验收和检验所编制的凭证。验收单应列示从供应商处收到的商品的品名、说明、数量、到货时间、外观状况、质量状况等，并应签署验收意见。货品送交仓库或其他请购部门时，应由这些部门在验收单的副联上签收，验收单的一联还应送交会计部门。
退货单：采购过程中，如发现所收的材料与合同、发货单明显不符时，应办理手续，予以退回。退回时应填制退货单。退货单一般应填列的内容包括：原合同号数、原发票号数、退货原因、退货商品的名称、发票数量、退货数量、退货金额等。退货单应由授权人员的签字确认。
卖方发票：是供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。
付款凭单：是采购方企业的应付凭单部门编制的，记录已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。
卖方对账单：是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关业务的陈述，如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差异等因素，其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。
账务处理：
（1）存货按实际成本计价的核算，发票已到货已收业务处理：
借：原材料等
应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：银行存款（或应付账款等）
（2）存货按实际成本计价的核算，发票已到货未收业务处理：
收到发票付款时
借：在途物资
应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：银行存款等
货到入库时
借：原材料等
贷：在途物资
�。�3）存货按实际成本计价的核算，货到发票未到业务处理：
货到验收入库时，暂不做账务处理，月末单仍未到时，估价入账。
借：原材料等
贷：应付账款——暂估料款
下月初，用红字冲销上笔处理
借：原材料等 （红字）
贷：应付账款——暂估料款 （红字）
待收到发票时，按正常处理方式处理。
（4）存货按实际成本计价的核算，采购退货业务。
①退货同时收回货款
借：银行存款
应交税费——应交增值税（进项税额）（红字）
贷：原材料
�、谕嘶醯蹩钌形词栈�
借：其他应收款
应交税费——应交增值税（进项税额） （红字）
贷：原材料
收回货款时
借：银行存款
贷：其他应收款
�、弁嘶�，但货款尚未支付
借：应付账款
应交税费——应交增值税（进项税额）（红字）
贷：原材料
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