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现金支出管理

    一、概念解释

    现金支出是指在生产经营过程中，企业为获得另一项资产或者清偿债务时所发生的现金流出。企业现金支出的范围如下图所示。

    二、业务要点

    1．现金支出管理
    (1)出纳人员必须根据审核无误、审批手续齐全的付款凭证支付现金，并要求经办人员在付款凭证上签字。
    (2)除财务部门或受财务部门委托外，任何部门或个人都不得代表企业接受现金或与其他企业办理结算业务。
    (3)任何部门和个人不得以任何理由公款私借。个人因公借款时，须按《员工借款管理制度》的相关规定办理。
    (4)在现金支出行为中，出纳人员必须坚持“有凭有据、手续完备、借款有借据、用款有凭证”的原则，不准以“白条”充抵库存现金。
    (5)现金支出要做到日清月结，不得跨期、跨月处理账务。
    (6)因采购地点不确定、交通不便、银行结算不便，且生产经营急需或有其他特殊情况而必须使用大额现金时，应由使用部门财务部提出申请，经财务负责人及总经理同意后，方可支付现金。
    (7)支付现金后，出纳人员要在付款凭证上加盖现金付讫章和出纳人员个人章，并及时处理有关账务。
   2．账务处理
    现金支出账务处理如下表所示。

支出情况处理说明会计分录将现金存入银行企业将现金存入银行，按银行退回的进账单第一联作会计分录

借：银行存款

   贷：库存现金

支付差旅费企业内部员工因出差等原因需支付的现金，按支出凭证所记载的金额作会计分录

借：其他应收款

   贷：库存现金

备用金企业有单独设置“备用金”科目的，由企业财务部门单独拨给企业内部各部门周转使用的备用金

借：备用金

   贷：库存现金（或银行存款）

企业用备用金来支付一些开支时，应根据有关的支出凭单定期编制备用金报销清单。财务部门根据内部各企业提供的备用金报销清单，定期补足备用金

借：管理费用

   贷：库存现金

    三、应用实务

    1．现金支出的处理程序
    现金支出的处理分为三种情况：主动支出现金、被动支出现金和向银行送存现金。具体处理程序如下表所示。

支出情况解释处理程序主动支出现金指企业主动将现金付给收款人，如发放工资、奖金、津贴以及各种福利等第1步：根据有关资料，如工资表等编制付款单，计算付款金额第2步：根据付款金额清点现金库存额，不足部分向银行提取第3步：支出现金时，如果直接发给收款人，必须当面点清并由收款人签字。如果由他人代收，应签上“XXX代”字样第4步：支出现金时，如果直接发给收款人，必须当面点清并由收款人签字。如果由他人代收，应签上“XXX代”字样第5步：根据记账凭证登记现金日记账被动支出现金指收款单位或个人持有关凭据到企业出纳处领取现金第1步：受理并审核原始凭证，发现不真实、无效或不清楚的凭证，可及时退回或要求改填第2步：在审核无误的凭证上加盖“现金付讫”印章第3步：支付现金并进行复点，要求收款人当面点清第4步：根据原始凭证编制记账凭证第5步：根据记账凭证登记现金日记账向银行送存现金当天收入的现金或超过库存限额的现金要几时送存开户银行第1步：整点票币。送款前，应将送存款清点整理，按币别、币种分开，合计出需要存款的金额第2步：填写现金进账单（缴款单）。根据整点好的存款金额填写进账单，各种币别的金额合计数应与存款金额一致第3步：向银行提交进账单和整点好的票币。票币要一次性交清、当面清点；如有差异，应当面复核第4步：开户银行受理后，在现金进账单上加盖“现金收讫”和银行印鉴后，退回交款人一联，表示款项已收妥第5步：根据银行退回的盖有“现金收讫”和银行印鉴的  一联现金记账单，编制记账凭证第6步：根据记账凭证登记现金日记账

    2．现金支出业务的原始凭证
    现金支出业务的原始凭证可分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时从其他单位或个人处直接取得的原始凭证，如企业采购时取得的发货票，出差人员报账时提供的车船票、住宿票，货物运单，银行的收账通知单等。自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门或个人（包括财会部门本身）在执行或完成某项经济业务时所填制的原始凭证。以下是几种常见的自制原始凭证，供读者参考。
    (1)借款单
    借款单一般适用于单位内部所属机构为购买零星办公用品或职工因公出差等原因向出纳人员借款时的凭证。基本格式如下表所示。

    (2)报销单
    报销单是指各单位为购买零星物品、接受外单位或个人劳务或服务而办理报销业务，以及单位员工报销补助费、医疗费等所使用的单据。报销单可以由各单位根据自己的需要自行设计，也可以购买统一的报销单。基本格式如下表所示。

    (3)工资表
    工资表是各单位按月向员工支付工资的原始凭证。工资表的基本格式如下表所示。

    (4)领款单
   领款单是本单位员工向单位领取各种非工资性奖金、津贴、补贴、劳务费和其他各种现金款项，以及其他单位或个人向本单位领取各种劳务费、服务费时填制的，作为本单位付款凭据的原始凭证。各单位可以自行设计或并购买统一的领款单，也可以根据需要设计印制。其基本格式如下表所示。

    (5)差旅费报销单
    差旅费报销单是各单位出差人员根据交通票、住宿发票等外来原始凭证填制的、用来报销差旅费和出差补贴费的原始凭证，各单位可以自行设计或购买统一的差旅费报销单。其基本格式如下表所示。

    3．现金支出记账凭证
    现金支出记账凭证的贷方科目为“库存现金”，借方科目取决于业务的性质和会计制度的规定。
    【例】2011年5月3日，某单位行政部门用现金购买办公用纸，共计600元。这时，记账凭证的贷方科目为“库存现金”，借方科目则为“管理费用——公司经费”，具体如下表所示。